|
Kuna järjest enam on digitaalset infot, siis on olulise tähtsusega teadvustada digitaalsete dokumentide kogu elukäigu haldamise vajalikkust ning omada vahendeid, mille abil digitaalsete dokumentide elukäiku automaatselt hallata ning kontrollida. Üheks dokumendi elukäigu automaatset haldamist ja kontrollimist võimaldavaks lahenduseks, mida ka Eestis on juurutatud, on Open Text Content Lifecycle Management tootepaketti kuuluv Open Text Records Management.
Kuna järjest enam on digitaalset infot, siis on olulise tähtsusega teadvustada digitaalsete dokumentide kogu elukäigu haldamise vajalikkust ning omada vahendeid, mille abil digitaalsete dokumentide elukäiku automaatselt hallata ning kontrollida. Üheks dokumendi elukäigu automaatset haldamist ja kontrollimist võimaldavaks lahenduseks, mida ka Eestis on juurutatud, on Open Text Content Lifecycle Management tootepaketti kuuluv Open Text Records Management.  Open Text
Open Text, juhtiv teabehalduslahenduse (ECM) arendaja maailmas, aitab hallata organisatsioonides tekkivat äriteadmist ning kasvatada sellega organisatsiooni tegevuse tõelist väärtust. Open Texti iseloomustab ligi kaks aastakümmet tegevust ECM turul, mille tulemuseks on 50 miljonit tarkvara kasutajat 114 riigis üle maailma. Open Texti lipulaevaks on Open Text ECM Suite, mis sisaldab tervikliku ECM lahenduse kõiki komponente, s.h Document Management, Collaboration and Community Management, Web Content Management, Records Managemant, Email Management, Capture & Delivery, Business Process Management, Digital Asset Management, Archiving, Content Reporting. 
OpenText ECM Suite põhineb modulaarsel, paindlikul ja integreeritud OpenText Content Services teenustele orienteeritud arhitektuuril. Selline arhitektuur võimaldab väärtustada kliendi vajadusi. Kasutegur tuleneb ühtsest integratsiooni kihist, mis seob ECM Suite kõik iseseisvad tarkvarakomponendid ühtseks koostoimivaks tervikuks, samal ajal pakkudes paindlikkust ja kiiret lahendust ärispetsiifiliste nõuete käsitlemisel.
Open Text Records ManagementNagu eelnevalt mainitud, on Records Management Open Text ECM Suite’i üks komponent, mis sisaldab vajalikku funktsionaalsust digitaal- ja paberdokumentide ning füüsiliste objektide (trükised jms) elukäigu automaatseks haldamiseks ja kasutamise kontrollimiseks. Dokumentide jt objektide elukäiku hallatakse liigitusskeemil põhinevate säilitusajakavade abil. Open Text Records Management võimaldab: - kaitsta dokumenti muutmise eest ja tagab, et mooduli kontrolli all olevaid dokumente saab hävitada ainult kindlaid reegleid järgivaid toiminguid teostades;
- hallata dokumentide liigitussüsteemi koos säilitustähtaegade ja eelnevalt määratud dokumendi elukäigu etappidega;
- tagada dokumentide pikaajalise kasutatavuse (tehniline aspekt) ning dokumendi autentsuse, usaldusväärsuse ja terviklikkuse (intellektuaalne aspekt);
- automatiseerida säilitustähtaegade jälgimist ning õigeaegselt ja lihtsalt eraldamisotsuste tegemist, milleks võib olla dokumentide aktiivsest asjaajamisest eemaldamine, säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine või pikaajalise säilitustähtajaga dokumentide arhiivi üleandmine;
- eraldamisotsuste täitmist teostavate toimingute dokumenteerimist;
- hallata füüsilisi objekte ja nende kasutamist.
Kasu organisatsioonileOpen Text Records Management rakendamisel on tagatud organisatsioonile väärtuslike dokumentide haldamine ja nende kasutamise kontrollimine kogu elukäigu jooksul ning samuti dokumentide õigeaegne hävitamine. Sellest tulenevalt on kindlustatud organisatsiooni tegevuse vastavus õigusaktidega sätestatud nõuetele ning võime toetada ja kaitsta organisatsiooni eesmärke. Pikaajaline kogemus ja tunnustusTänu pikaajalisele kogemusele ning laiale kasutajaskonnale ülemaailmselt, on OpenText Records Management lahenduse puhul tegemist enamusele tunnustatud standarditele ja nõuetele vastava tarkvaraga, mille tunnistuseks on ka mitmete Records Management valdkonna sertifikaatide omamine. OpenText Records Management on ainuke DoD 5015.2 sertifitseeritud MS SharePoint’i ja SAP’i hõlmatud teabe elukäigu haldamise lahendus. Samuti on OpenText Records Management vastav ISO 15489 nõuetele. Käimas on Open Text ECM lahendusele MoReq2 sertifikaadi taotlemise protsess. 
Allikas: Open Text Records Management Solutions Group, juuni 2009
Eestis on Open Text Records Management’i juurutamisega algust teinud Elion Ettevõtted, Tartu Ülikool ja Eesti Pank. Lähiajal on lahenduse rakendamine plaanis ka Maksu- ja Tolliametis ning Eesti Postis. Kui teema Teis huvi tekitas ja sooviksite lisainformatsiooni saada, siis võtke meiega ühendust aadressil livelink@microlink.ee.
 |
Kommentaaride RSS
