|
Üheks väga oluliseks ja paraku ka alahinnatud teguriks organisatsiooni toimimise tagamiseks on hästi hallatud dokumendid. Toimiv ja nõuetele vastav dokumendihaldus on organisatsiooni päästevest, mis kaitseb organisatsiooni huve ja aitab infoajastul edukalt ning väiksema aja- ja rahakuluga püstitatud eesmärkideni jõuda.
Üheks väga oluliseks ja paraku ka alahinnatud teguriks organisatsiooni toimimise tagamiseks on hästi hallatud dokumendid. Toimiv ja nõuetele vastav dokumendihaldus on organisatsiooni päästevest, mis kaitseb organisatsiooni huve ja aitab infoajastul edukalt ning väiksema aja- ja rahakuluga püstitatud eesmärkideni jõuda. Dokumendid kui oluline vara Dokumentides sisalduv info on oluline ressurss ja vara, mis võimaldab oma tegevust planeerida, õigustada ja põhjendada, tagab tegevuse aruande- ja otsustusvõimelisuse, läbipaistvuse ja järjepidevuse erinevates situatsioonides. Selleks, et piisavalt oma tegevust dokumenteerida, peab asutusel olema ülevaade oma eesmärkidest ning talle partnerite ja avalikkuse poolt esitatavatest nõudmistest ja ootustest. Samuti on vaja tegevuse dokumenteerimiseks omada põhjalikku ülevaadet neist inforessurssidest, millega asutuse tegevus on seotud. Ühtmoodi saatuslikuks võib saada nii vajalike dokumentide loomata jätmine, kui ka tegevuse käigus loodud ja/või saadud dokumentide kergekäeline hävitamine.
 Muutused dokumendihalduses
Tänapäeval on üldteada tõsiasi, et info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) on tunginud paljudele elualadele ja niimoodi tinginud muutusi, mida ehk paarkümmend aastat tagasi ettegi ei oleks suudetud kujutada. Erandiks pole ka dokumendi- ja arhiivihaldus. Ka siin on hakatud kasutama erinevaid infotehnoloogilisi lahendusi, sealhulgas dokumendihaldustarkvarasid, mis võimaldavad sooritada enamikku dokumendihalduse alastest tegevustest ning võimaldavad üha enam loobuda paberkandjal dokumentidest ja on niimoodi loonud võimaluse liikuda vähem paberit kasutava büroo suunas.  Olukord täna
Paraku tegelevad paljud dokumendihaldustarkvarad vaid dokumendi elukäigu varase etapiga ning jätavad tähelepanuta selle, mis saab dokumendist siis, kui see on loodud ja registreeritud. See on mõistetav, sest kui 10 aastat tagasi hakati dokumente järgjärgult dokumendihaldustarkvarasid kasutades registreerima, siis oligi esimeseks mureks vaid see, kuidas dokumente kirjeldavaid andmeid (metaandmeid) elektrooniliselt talletada. Järgmise etapina hakati metaandmetele lisama ka dokumente ja tänaseks hetkeks oleme jõudnud arenguetappi, kus suur osa asutusi loob hulgaliselt digitaalseid dokumente ning on tekkinud tungiv vajadus ka dokumenti hilisemate elukäigu etappide haldamise järele.  Digitaaldokumentide haldamine ei lõpe registreerimisega
Kuna järjest enam on digitaalset infot, siis on olulise tähtsusega teadvustada digitaalsete dokumentide kogu elukäigu haldamise vajalikkust ning omada vahendeid, mille abil digitaalsete dokumentide elukäiku automaatselt hallata ning kontrollida. Kui dokumendi elukäigu jälgimiseks ja toimingute sooritamiseks vajalikud reeglid on kehtestatud ja dokumendihaldussüsteemis rakendatud, suudab organisatsioon edukalt püsida ka järjest suurenevas infosaaste keskkonnas ning tagada väärtusliku teabe säilimise ning ebaolulisest infost eraldamise. Üheks dokumendi elukäigu automaatset haldamist ja kontrollimist võimaldavaks lahenduseks, mida ka Eestis on juurutatud, on Open Text Content Lifecycle Management tootepaketti kuuluv Open Text Records Management. Loe siit.  Teel täieliku dokumendihalduse poole
Esimeseks sammuks digitaalsete dokumentide täieliku elukäigu kontrollimiseni jõudmiseks on vajaduse tunnistamine ning tahe olukorda parandada. Alati ei pruugi organisatsiooni sees olla piisavalt oskusi ja inimressurssi ning seetõttu tuleks ringi vaadata ja õppida teiste kogemustest ning vajadusel otsida tuge oma ala ekspertidelt ja konsultantidelt. Tartu Ülikool on hea näide, kuidas üks organisatsioon on endale teadvustanud digitaalsele dokumendihaldusele ülemineku eelduseks olevate dokumentide elukäigu haldamiseks ja kontrollimiseks vajalike vahendite rakendamise vajadust ning astunud reaalseid samme püstitatud eesmärgi saavutamiseks. Eesmärgi saavutamiseks tegevuskava väljatöötamisel kaasati välise konsultandina AS MicroLink Eesti. Koostöös Eesti Äriarhiiviga viidi läbi kaheosaline töötuba, mille tulemusel analüüsiti dokumendihalduse olukorda Tartu Ülikoolis, viidi läbi Open Text Records Management mooduli rakendamise koolitus ning pakuti välja juhised edasiseks tegevuseks. Tartu Ülikooli projektijuht Hannes Klaasilt saadud tagasiside: „Ülikooli kantselei poolt teile kõigile väga suured tänusõnad asjaliku koolituse eest. Suutsime eilse päeva jooksul jõuda enda vajadustes selgema pildini ning näha kogu elukäiguhalduse rakendamist algusest lõpuni. Kuigi osa meist olid Open Texti poolt läbiviidud Records Managementi koolituse läbinud, suutis see 2-päevane nõustamiskoolitus meile lõpuks pildi selgeks teha ning aitas avada ka rohkem asjaajamise poolt TÜ-s“. MicroLink Eesti poolt osalesid töötoa läbiviimisel projektijuht/konsultant Pille Vestung ning tootejuht Väino Kägu. Töötubade järel saadud tagasiside Tartu Ülikoolilt annab ainult julgust ja kinnitust, et nii Tartu Ülikool kui ka Microlink Eesti nõustava konsultandi rollis on igati õigel ja olulisel teel. Kui teema Teis huvi tekitas ja sooviksite lisainformatsiooni saada, siis võtke meiega ühendust aadressil infohaldus@microlink.ee.
 |
Kommentaaride RSS
