Iga ettevõtte juht, alustades või olles äritegevuses, puutub kokku riskidega. Olla äris, tähendab võtta riske.

Kas olete mõelnud mida teha, kui hommikul tööle tulles saate ebameeldiva “üllatuse” osaliseks, sest teie ettevõttele on esitatud kohtusse hagi kahjude sisse nõudmiseks? Olete ju oma äri igati korrektselt ajanud ja selliseid “üllatusi” ei ole varem ette tulnud.

Esimesena hakkate kindlasti kohe kõiki asjaosalisi otsima, et välja selgitada hagi esitamise põhjuseid ning uurima, kas teil on ikka säilitatud kogu informatsioon: e-kirjad, dokumendid ja muud tõendid kaitsmaks oma ettevõtet. Mis juhtub siis, kui avastate, et ettevõttest on asjaosalised lahkunud ja vajalikku infot ei õnnestu leida?

Kas olete oma ettevõttega seotud riske ikka piisavalt juhtinud?

Riskide juhtimine aitab teie ettevõttel eesmärkideni jõuda nii, et oma teel ei peaks te kogema probleeme  ja raputusi. Ettevõtte riskide juhtimine ei ole ainult ohtude (riskide) ja võimaluste tasakaalustamine. Teatud majandusharudes on see ka regulatsioonidega vastavuse tagamine ja enamasti eeldab äriedu saavutamine riskijuhtimise viimist igapäevaste tööprotsesside tasemele.

Infotehnoloogia (IT) kasutamisel saab järjest vajalikumaks pöörata piisavalt tähelepanu IT turvalisusele. Informatsioon muutub maailmas üha olulisemaks ja kui ettevõtte jaoks kriitilise tähtsusega info jõuab valedesse kätesse, näiteks konkurentideni, võib see suurt kahju tuua. Lisaks ettevõtte enda info kaitsmisele peab kaitsma ka ettevõtte käes olevat klientide infot.

Ettevõtte juhina on tähtis teada, et ettevõttes kasutusel olevad dokumendid sisaldavad infot, mis on väärtuslik ressurss ja oluline tegevuse avaldus (vt ISO 15489 INFORMATSIOON JA DOKUMENTATSIOON – Dokumendihaldus). Seetõttu on süstemaatiline lähenemine infohaldusele olulise tähtsusega organisatsioonidele ja ühiskonnale, et kaitsta ja säilitada infot (e-kirjad, dokumendid jms) kui tegevustega seotudtõendusmaterjali, mis kindlustab praegustele ja tulevastele omanikele [toimunud tegevuse] seletatavuse.

Infohalduse kasutamise eelised

Autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad dokumendid võimaldavad organisatsioonidel:

• viia läbi oma tegevust korrapärasel, tõhusal ja seletataval viisil;
• osutada teenuseid järjekindlal ja tasakaalustatud viisil; 
• toetada ja dokumenteerida poliitika kujundamist ja haldusotsuste tegemist; 
• kanda hoolt juhtimise ja administreerimise põhimõtteühtluse, pidevuse ja produktiivsuse eest; 
• hõlbustada organisatsiooni kaudu tegevuste efektiivset sooritamist; 
• tagada pidevust katastroofi korral; 
• rahuldada seadusandlikke ja regulatiivseid nõudeid, kaasa arvatud arhiveerimis-, auditeerimis- ja järelevalvetegevused; 
• pakkuda kaitset ja toetust kohtuprotsessil, kaasa arvatud organisatsiooni tegevuse kohta käiva tõendusmaterjali olemasolu või puudumisega seotud riskide juhtimine; 
• kaitsta organisatsiooni huve ja töötajate, klientide ning praeguste ja tulevaste omanike õigusi; 
• toetada ja dokumenteerida käesolevaid ja tulevasi uurimus- ja arendustegevusi, sündmusi ja saavutusi, samuti ajaloolisi uurimusi; 
• varustada tõendusmaterjaliga ameti-, isiku ja kultuurilisi tegevusi; 
• luua ameti-, isiku ja kultuurilist identiteeti; 
• toimida kui administratiivne, isiklik või kollektiivne mälu.

Infohalduse vajaduste ja riskide kaardistamine

Veendumaks, et teie ettevõttes on tehtud kõik selleks, et teie info oleks kindlates kätes võimalike riskide realiseerumine oleks minimiseeritud, tuleks alustada infohalduse vajaduste ja riskide kaardistamisest.

Infohalduse vajaduste kaardistuse eesmärk ja kasu ettevõttele:

• Teadvustate oma infohalduse olukorda ja selle olulisi puudusi.
• Teate infohalduse parendamise eesmärke ja vajadusi – selgus, kuhu tahate jõuda. 
• Teil on tegevuskava infohalduse eesmärkide ja vajaduste täitmiseks – teate, millist teed mööda tuleb minna.

Infohalduse vajaduste kaardistuse tulemused tervikdokumendina:

• Sisemiste regulatsioonide loend ja reguleerimisalad.
• Olemasolevate infosüsteemide (vahendite) loend, nende kasutamise otstarbed ja infovood.
• Peamised puudused äri- ja tugiprotsesside, regulatsioonide ning infosüsteemide (vahendite) osas. 
• Parendamise eesmärgid, valdkonnad ja vajadused.

Kui infohalduse puudused on välja selgitatud ja vajadused on paigas, tuleks järgmise sammuna asuda sobiva lahenduse juurutamise juurde.

Kas olete mõelnud sellele mida teha, kui hommikul tööle tulles, saate teada, et teie ettevõttele on esitatud kohtusse hagi kahjude sisse nõudmiseks? Aga teades, et teie ettevõtte infohalduse protsessid ja riskide juhtimine on hästi korrastatud …

Vaata lisainfo: www.microlink.ee/infohaldus

Kommentaarid (1)

Kommentaaride RSS

nii on...
Kirjutas Katrin Mäesepp, märts 09, 2010

Tõesti, on äärmiselt oluline, et ettevõtte tegevust tõendava/toetava informatsiooni korrektse haldamise vajadust mõistetaks, ja mitte ainult – et ka kehtestatud kokkulepete ja heade tavade järgi ka käitutaks. Lõppkokkuvõttes ei mõelda protsesse, juhendeid jms ju niisama koostaja lõbuks välja, vaid ikka selleks, et organisatsioonid saaksid toimida efektiivselt, enda huve kaitsta ja kasumlikud olla.

• 
• +0
• 
• 

Nimi

Email

Koduleht

Pealkiri

Kommentaar

väiksem | suurem

Avalda